Tak dzielimy koszty wyjazdu w sześć osób

Nasza szóstka to Michał i ja, Ela i Jacek, czyli moi przyjaciele ze studiów, oraz Natalia i Radek. Radek pracuje z Michałem, Natalia z nikim z nas, za to liczy wszystko. Raz w roku, czasem dwa, wynajmujemy razem dom i jedziemy na długi weekend.

Na pierwszych wspólnych wyjazdach za wszystko płaciła jedna osoba, zwykle ja, bo i tak prowadzę arkusz. Po powrocie wysyłałam zestawienie z mojej kolumny wydatków, a potem przez dwa tygodnie przypominałam się na czacie. Nikt się nie kłócił głośno. Po prostu ja przez kilka tygodni byłam sporo na minusie, a reszta czuła się jak dłużnicy u koleżanki. Z czasem wypracowaliśmy zasady. Nie są idealne, ale na ostatnich wyjazdach nikt nie wyjechał obrażony, co w grupie sześciu dorosłych osób uważam za sukces.

Zasada zero: jedna osoba liczy, wszyscy widzą

U nas liczy Natalia. Nie dlatego, że musi, tylko dlatego, że lubi, a ja z ulgą oddałam jej tę funkcję. Płaci ten, kto akurat stoi przy kasie, a wydatek od razu trafia do wspólnej aplikacji do dzielenia rachunków, w której każdy widzi, kto ile wyłożył. Narzędzie jest drugorzędne, równie dobrze działałby wspólny arkusz. Liczy się to, żeby wpisywać przy kasie, a nie w niedzielę wieczorem z pamięci.

Paragony fotografujemy. Nie z nieufności, tylko dlatego, że po trzech dniach nikt nie pamięta, czy zakupy w markecie były za 380, czy za 830 zł.

Nocleg: zaliczka od razu, od każdego

Najwięcej nerwów rodzi rezerwacja domu. Ktoś musi zapłacić zaliczkę, zwykle 30 procent, często dwa-trzy miesiące przed wyjazdem. Kiedyś płacił Jacek i czekał na zwrot do samego wyjazdu.

Teraz robimy tak:

1. Wybieramy dom w głosowaniu, maksymalnie trzy opcje do wyboru, inaczej wybór trwa tygodniami.
2. Osoba, która rezerwuje, w tym samym dniu wysyła wszystkim kwotę na osobę.
3. Każdy przelewa swoją część w ciągu dwóch dni. Bez wyjątków.

Dzielimy po równo na osobę, nie na parę i nie na pokój. Wyjątek: jeśli jeden pokój jest wyraźnie lepszy, na przykład z własną łazienką, para, która go bierze, dopłaca umówioną kwotę. Losujemy pokoje przy rezerwacji, nie na miejscu, żeby nie było wyścigu przez drzwi.

Rezygnacja: umówcie się zanim ktoś zrezygnuje

Raz Ela złamała nadgarstek tydzień przed wyjazdem. Nie pojechali z Jackiem, a my nie wiedzieliśmy, co z ich częścią za dom. Właściciel pieniędzy nie oddał. Ostatecznie wszyscy się zrzucili, ale rozmowa była niezręczna.

Od tamtej pory zasada brzmi: do terminu bezpłatnej rezygnacji u właściciela każdy może się wycofać bez kosztów. Po tym terminie osoba, która rezygnuje, płaci swoją część, chyba że znajdzie zastępstwo. Brzmi twardo, ale spisana z góry nie boli. Warto też sprawdzić, czy ubezpieczenie od kosztów rezygnacji ma sens przy droższych wyjazdach.

Paliwo: liczy się auto, nie osoba

Jeździmy zwykle dwoma autami: naszą Octavią i autem Radka. Kiedyś dzieliliśmy paliwo na wszystkich po równo. Problem w tym, że Radek ma większe i bardziej paliwożerne auto, a do tego raz jechał z nami tylko w jedną stronę.

Teraz każde auto liczy się osobno. Kierowca tankuje, wpisuje kwotę, a koszt paliwa i autostrad dzieli się na osoby, które tym autem jechały. Jeśli ktoś przesiadł się w połowie, liczymy proporcjonalnie po kilometrach. Amortyzacji auta nie doliczamy, to nasza umowa, ale znam grupy, które doliczają umówioną stawkę za kilometr, i też jest to uczciwe.

Parking przy domu dzielimy na wszystkich, bo korzystają wszyscy.

Jedzenie: wspólna pula na zakupy, restauracje osobno

To był najtrudniejszy temat. Ktoś nie je mięsa, ktoś nie pije alkoholu, ktoś je dwa razy więcej niż reszta. Po kilku próbach zostało tak:

• Zakupy do domu (śniadania, kolacje, kawa, podstawowe rzeczy) idą do wspólnej puli i dzielą się po równo. Nie liczymy, kto zjadł więcej jajek.
• Alkohol kupujemy osobno albo w osobnej puli dla chętnych. Natalia nie pije i nie ma powodu, żeby płaciła za nasze wino.
• Restauracje każda para albo osoba płaci za siebie. Prosimy o osobne rachunki od razu przy zamówieniu, bo dzielenie jednego paragonu na sześć przy stole to najgorsze pięć minut wieczoru.
• Wspólne atrakcje (rejs, kajaki, bilety) dzielą się tylko na tych, którzy w nich uczestniczą.

Jacek gotuje. Pierwszego wieczoru zawsze robi coś dużego w garnku, ale do puli wpisuje tylko składniki. Jego praca jest gratis, a my zmywamy.

Rozliczenie: ostatni wieczór, nie tydzień później

Wcześniej rozliczaliśmy się „jak wrócimy”. To był błąd, bo po powrocie każdy ma swoje sprawy, a przelew na 43,50 zł czeka tygodniami. Teraz ostatniego wieczoru Natalia pokazuje podsumowanie z aplikacji, sprawdzamy je razem przez pięć minut i każdy wysyła przelewy od razu, jeszcze na miejscu.

Zamiast piętnastu drobnych przelewów każdy do każdego wychodzą zwykle trzy albo cztery, bo kwoty się nawzajem znoszą. Cała operacja trwa krócej niż zmywanie po kolacji.

Rozmowa przed wyjazdem, nie w trakcie

Przed każdym wyjazdem piszemy na wspólnym czacie trzy rzeczy:

1. Budżet na osobę bez noclegu, czyli ile mniej więcej planujemy wydać na jedzenie i atrakcje.
2. Co jest wspólne, a co osobne. Zwykle to samo co zawsze, ale mówimy to głośno.
3. Czego ktoś nie chce, na przykład drogiej kolacji na mieście. Lepiej wiedzieć wcześniej, niż zaskoczyć kogoś rachunkiem.

To ostatnie jest najważniejsze. W grupie zawsze są osoby, które mogą wydać więcej, i takie, które liczą każdą złotówkę. Obie grupy mają prawo do wyjazdu. Nasza zasada: droższe atrakcje są zawsze opcjonalne, a nikt nie musi się tłumaczyć, dlaczego nie idzie.

Ile kosztował nasz ostatni wyjazd

Żeby nie było gołosłownie: we wrześniu byliśmy w szóstkę na trzy noce w domu na Kaszubach. Orientacyjnie na osobę:

• Dom: około 450 zł.
• Paliwo i autostrady: około 180 zł na osobę w naszym aucie, trochę więcej w aucie Radka.
• Wspólne zakupy: około 150 zł.
• Restauracje i atrakcje: od 100 do 300 zł, zależnie od tego, kto na co się pisał.

Razem od 900 do 1100 zł na osobę za długi weekend. Kiedy jedziemy we dwoje, jak w Walencji poza sezonem, sam nocleg na osobę kosztuje nas więcej niż cały dom w szóstkę.

Z tych wszystkich zasad najwięcej dała nam jedna: rozmowa o pieniądzach przed wyjazdem, a nie po. Pięć wiadomości na czacie w marcu oszczędza jedną niezręczną rozmowę we wrześniu.