Grupą na jarmark bożonarodzeniowy. W tym roku ciocia ze Świdnicy zamówiła autokar

Ciocia Grażyna zadzwoniła w niedzielę po obiedzie, w porze, w której zwykle dzwoni do mojej mamy. Tym razem chciała ze mną, i to „w sprawie służbowej”. Okazało się, że chodzi o jarmark.

Od kilku lat ciocia organizuje w grudniu wyjazd na jarmark bożonarodzeniowy do Wrocławia. Jadą sąsiadki z jej klatki i z sąsiedniego bloku, część z mężami, dwie z wnukami. Zaczynało się od jednego auta, a w zeszłym roku pojechały już pięć, z dwudziestoma trzema osobami. I ten wyjazd ciocia pamięta głównie z drogi.

Co poszło nie tak przy pięciu autach

Ciocia opowiadała to przez telefon z takim zapałem, że robiłam notatki. Wyszło mniej więcej tak:

• auta jechały osobno, a umówiony punkt spotkania pod Rynkiem znalazły trzy z pięciu. Dwa krążyły, bo w grudniową sobotę przy centrum trudno stanąć,
• parkingi zjadły więcej pieniędzy, niż ktokolwiek zakładał, i każdy płacił w innym miejscu,
• pięć osób nie mogło spróbować grzańca, bo prowadziło. Jeden z kierowców, pan Heniek z parteru, zapowiedział, że w tym roku jedzie tylko jako pasażer albo wcale,
• powrót rozciągnął się na dwie godziny, bo każde auto ruszało, kiedy jego pasażerowie byli gotowi, a ostatnie czekało na wnuczkę, która zgubiła rękawiczkę.

Ciocia podsumowała, że to nie był wyjazd na jarmark, tylko pięć osobnych wyjazdów, które przypadkiem skończyły się w tym samym mieście.

Arkusz, czyli o co mnie poprosiła

Ciocia wie, że prowadzę budżet każdego naszego wyjazdu i że w szóstce znajomych dzielimy koszty według ustalonych zasad. Poprosiła, żebym policzyła, czy autokar ma sens.

Policzyłam to, co dało się policzyć bez wyceny: paliwo pięciu aut ze Świdnicy do Wrocławia i z powrotem, parkingi na kilka godzin w centrum i to, czego w złotówkach nie widać, czyli pięciu kierowców bez grzańca i bez odpoczynku. Potem dopisałam kolumnę „ile osób jedzie w tym roku”. Ciocia zebrała zapisy w tydzień i wyszło dwadzieścia siedem osób.

Przy takiej liczbie autokar przestał być fanaberią. Wszyscy w jednym pojeździe, jedna zbiórka, jedno miejsce wysiadania, jedna godzina powrotu. Nikt nie prowadzi, nikt nie szuka parkingu.

Jak ciocia wybierała przewoźnika

Ciocia chciała firmy, która przyjedzie po grupę pod blok w Świdnicy, a nie każe dojeżdżać na zbiórkę do Wrocławia. Wybrała przewoźnika, który ma na swojej stronie osobny opis dla jej miasta: wynajem autokarów Świdnica (https://wrocektravel.pl/wynajem-autokarow-swidnica) z kierowcą wliczonym w cenę i obsługą całego powiatu świdnickiego. Wrocek Travel wozi stamtąd szkoły na wycieczki, firmy na wyjazdy integracyjne i parafie na pielgrzymki, więc grupa sąsiadek na jarmark to dla nich nic nowego.

Przejrzałyśmy razem flotę, bo od niej zależało, co zamówić. Firma ma busa na osiem osób, trzy pojazdy na dwadzieścia osiem do trzydziestu miejsc i trzy duże autokary na pięćdziesiąt i więcej. Przy dwudziestu siedmiu osobach wybór był prosty: jeden pojazd na niecałe trzydzieści miejsc, z zapasem na kogoś, kto dopisze się w ostatniej chwili. Ciocia od razu zapowiedziała, że ktoś się dopisze. Zawsze się dopisuje.

Wycenę zamówiła przez formularz, a odpowiedź przyszła następnego dnia. Kwoty tu nie podam, bo zależy od terminu, trasy i godzin czekania, ale po podzieleniu przez liczbę osób ciocia uznała, że w tym roku pan Heniek pojedzie jednak jako pasażer.

Kiedy rezerwować

Przewoźnik pisze, że zwykle wystarczy rezerwacja dwa do czterech tygodni przed wyjazdem. Grudzień to jednak nie jest zwykły miesiąc. W soboty przed świętami przewoźnicy z regionu mają w kalendarzu wszystko naraz: wynajem autokarów Wrocław (https://wrocektravel.pl/wynajem-autokarow-swidnica) na wigilie firmowe, wyjazdy szkolne, grupy na jarmarki i transfery na lotnisko przed świętami. Ciocia rezerwowała w październiku, na drugą sobotę grudnia, i uważa, że to był ostatni dobry moment.

Rada ode mnie: przy grudniowym wyjeździe najpierw termin, potem zapisy. Odwrotnie robi się tylko wtedy, gdy nie wiadomo, czy w ogóle pojedzie dziesięć osób, czy czterdzieści.

Plan dnia, który ustaliły z kierowcą

Przy autokarze plan musi być prostszy niż przy autach, bo jeden pojazd czeka na wszystkich. Ciocia spisała go na kartce i rozda w autokarze:

1. Zbiórka pod blokiem po obiedzie, wyjazd punktualnie, bo w grudniu wcześnie robi się ciemno, a jarmark najładniej wygląda po zmroku.
2. Wysiadanie w miejscu ustalonym z kierowcą. Autokar nie wjedzie pod sam Rynek, więc miejsce wysiadania i odbioru ustala się z przewoźnikiem przed wyjazdem, a nie przez telefon na miejscu.
3. Trzy i pół godziny wolnego, każdy chodzi swoim tempem. Kto chce, idzie z ciocią na kolację, kto nie chce, ten nie musi.
4. Powrót o jednej godzinie dla wszystkich. Kto się spóźni, stawia grzańca całemu autokarowi przy następnej okazji. Zasada wymyślona przez panią Halinę z drugiego piętra, przegłosowana bez sprzeciwu.

Do tego lista uczestników z telefonami, jeden egzemplarz u cioci, drugi u kierowcy. Wnuczki dostały od babć karteczki z numerem w kieszeni kurtki.

Jak rozliczyć grupę

Tu mogłam się wykazać. Ciocia chciała, żeby każdy płacił tyle samo, niezależnie od tego, czy jest dorosły, czy ma osiem lat. Zaproponowałam jedną rzecz z naszych zasad: kto zapisze się i zrezygnuje po ustalonym terminie, płaci swoją część, bo autokar i tak jedzie. Ciocia uznała, że sąsiadkom tego nie powie wprost, tylko „przekaże delikatnie”. Znając ciocię, przekaże to tak, że nikt nie zrezygnuje.

Pieniądze zbiera jedna osoba, z góry, a nie w autokarze. Przy dwudziestu siedmiu osobach i wydawaniu reszty z banknotów to oszczędza dobre pół godziny.

Czy my też jedziemy

Ciocia zapytała, czy nie dołączymy z Michałem. Na ten jarmark nie, bo grudzień mamy już zaplanowany. Obiecałam jej za to, że po wyjeździe zadzwonię i zapytam, czy pan Heniek spróbował grzańca. Ciocia twierdzi, że spróbuje dwóch.